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Erfolgreiche neue Schul-ICT im Fürstentum Liechtenstein
Von der IT-Strategieentwicklung bis hin zur Einführung mobiler Endgeräte
Die Zielsetzung
Um die Neuauflage des Liechtensteiner Lehrplans (Lile) zu erfüllen, benötigten die Schulen im Fürstentum Liechtenstein eine neue ICT-Lösung, die Kinder und Jugendliche befähigt, Medien «zielgerecht, sowie situations- und stufengerecht» zu nutzen und effizient einzusetzen. Die alten Hardwarekomponenten waren nicht mehr bedarfsgerecht und der Einsatz von mobilen Endgeräten verlangte eine Anpassung der ICT-Infrastruktur aller Schulen. Die Netzwerkinfrastruktur der Schulen und die zentrale Backend-Infrastruktur mussten, abhängig von der Anzahl an Endgeräten bei einer 1:1-Ausstattung, redimensioniert werden. Ein zeitgemässer Einsatz von mobilen Endgeräten im Unterricht konnte nur durch einen ausreichenden WLAN-Zugang gewährleistet werden..
Herausforderungen
Im Projektverlauf gab es viele anspruchsvolle Hürden zu meistern. Eine anspruchsvolle Konzeptphase mit mehreren öffentlichen Ausschreibungen nach GATT/WTO führten schliesslich zu wichtigen Entscheiden für langfristige Partnerschaften. Seien dies nun Netzwerkkomponenten, Client-Endgeräte mit einem zugehörigen Ökosystem für die Primarschulen oder die Sekundarstufe I und II, oder schliesslich die technischen Dienstleistungen für den Rollout und den Betrieb.
Die Konzeptphase zeigte zudem, dass eine zunächst pro Schulstufe geplante Einführung, bei welcher die ersten Klassen jeweils mit neuen Endgeräten ausgestattet werden, aufgrund der technischen wie organisatorischen Abhängigkeiten nicht umsetzbar war. Dies führte zu einem wichtigen ersten Änderungsantrag im Vorgehen, bei welchem eine schulstandortbasierte Einführung vorgesehen wurde. Diese Umstellung bedeutete für viele Schulen ein längeres Warten, da die Infrastruktur-Voraussetzungen zuerst geschaffen werden mussten. Schliesslich konnte der Rollout der Endgeräte fast ein Jahr früher als ursprünglich geplant abgeschlossen werden. Dies ist umso beachtlicher, da viele Rollouts während den Einschränkungen der COVID-19-Pandemie stattfanden. Beispielsweise mussten Rollouts deutlich etappiert werden, um die Vorgaben einzuhalten.
Neben den technischen und organisatorischen Herausforderungen musste in diesem Projekt auch stets die politische Dimension berücksichtigt werden. Einerseits ist das Schulamt das Aufsichts- und Steuerungsgremium der Schulen und die Landesverwaltung ist gleichzeitig Schulträger der weiterführenden Schulstufen (Sekundarstufe I und II), andererseits sind die Gemeinden Schulträger der Primarschulen und Kindergärten, was auch zu einer Unterscheidung der finanziellen Verantwortung führte. So sind beispielsweise die Finanzbudgets und Infrastrukturen in der Hoheit der Liechtensteiner Gemeinden. Einen besonderen Meilenstein stellt deshalb die Freigabe des Finanzierungskonzepts für die Schulinformatik dar, dank welchem die Informatikumgebung für die öffentlichen Schulen als einheitliche Servicemodell-Lösung angeboten werden konnte. Mit dem Finanzierungsmodell konnten sowohl den rechtlichen Rahmenbedingungen als auch dem Verursacherprinzip Rechnung getragen werden.
Schliesslich zeigte sich im längeren Projektverlauf auch die Anpassungsnotwendigkeit der Betriebsorganisation. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten wurden nicht nur zwischen den Gemeinden und der Landesverwaltung, sondern auch innerhalb der Landesverwaltung neu ausgerichtet, um eine möglichst nachhaltige organisatorische Entwicklung zu ebnen. Beispielsweise verfügt das Amt für Informatik neu über das Budget der Schulinformatik, deren Weiterentwicklung aber in enger Abstimmung mit dem Schulamt erfolgt. Generell erfolgen die Steuerung und Planung des Betriebs in einem ständig installierten Austausch zwischen den beiden Amtsstellen. Über die bereits etablierte Linienorganisation des Schulamts mit den Schulen können sich auch letztere auf ordentlichem Wege Gehör verschaffen, um sich ändernde Anforderungen für den Betrieb der Schulinformatik einzubringen.
«Die BSG hat das Schul-ICT-Projekt mit Umsicht und Klarheit geleitet. Ihre engagierte und effiziente Arbeitsweise, kombiniert mit der sorgfältigen Berücksichtigung der spezifischen Rahmenbedingungen und einer bemerkenswerten Flexibilität, übertraf unsere Erwartungen deutlich. In diesem umfangreichen Projekt, das alle Schulstufen, Lehrpersonen, Schulleitungen, Schüler und Eltern betrifft sowie bedeutende öffentliche Gelder benötigte, hat die BSG es verstanden, die Projektführung reibungslos und sinnvoll voranzutreiben und alle Perspektiven einzubinden. Ihr entscheidender Beitrag zur Bewältigung der vielfältigen Herausforderungen des Projekts war aus unserer Sicht massgeblich für den Gesamterfolg.»
Frau Rachel Guerra, Leiterin des Schulamtes
Die Vorgehensweise von BSG
Die BSG arbeitete gemäss der vorgegebenen HERMES-Projektmanagementmethode und erstellte fristgerecht die erforderten Lieferergebnisse und Dokumentationen. Dazu zählten in der Initialisierungsphase ein Projektmanagementplan sowie eine Schutzbedarfsanalyse. Für die Konzeptphase (Phase 2) erarbeitete die BSG ein Einführungs-, Finanzierungs- sowie Betriebskonzept. Die für die technische Realisierung benötigten Konzepte wurden von externen Fachspezialisten für die jeweiligen Systemlandschaften erstellt (z.B. Systemkonzept, technisches Realisierungskonzept). Um die Realisierung und Einführung (Phase 3 und 4) zu gewährleisten, verfasste die BSG eine Checkliste für die Einführung, eine überarbeitete Informatik-Richtlinie sowie ergänzende Betriebsdokumentationen.
Erfolge
Die terminliche Situation war aus Sicht des Gesamtprojekts sehr erfreulich, da der ursprünglich im Konzept vorgesehene Projektabschluss bereits zwei Monate und der Rollout aller Endgeräte sogar 1.5 Jahre früher erfolgen konnte. Das ermöglichte der BSG, sich im letzten Projektjahr primär auf betriebliche Optimierungen zu konzentrieren. Das Gesamtbudget des Projekts wurde hervorragend eingehalten und um ein Fünftel unterschritten.
IT-Strategieentwicklung Kaufmännischer Verband, KVZH und KV Business School ZH
Von der IT-Strategieentwicklung zur Umsetzung der IT-Strategie in den Organisationseinheiten
Die Zielsetzung
Der Kaufmännische Verband Zürich, die Kaufmännische Berufsfachschule KVZH sowie die Kaufmännische Weiterbildungsinstitution KV Business School (KVBS) suchen nach einer zielführenden, gemeinsamen IT-Strategie. Bisher arbeiteten lediglich die KVZH und die KVBS eng in der IT zusammen. Die neue IT-Strategie soll u.a. strategische Ziele und Stossrichtungen für die gemeinsame IT beinhalten, die neu entwickelte IT-Organisation mit den jeweiligen Positionen und Rollen abbilden sowie eine separate Massnahmenliste mit Initiativen und Projektprogrammen enthalten.
Herausforderungen
In den Bereichen Hardware, Software, ERP-Lösung sowie Finanzsoftware stehen bei allen drei Institutionen grössere Investitionszyklen an. Mit der gemeinsamen IT-Strategie sollen Leitlinien und die notwendigen Rahmenbedingen für eine konzise und stringente Entwicklung in die Zukunft erarbeitet werden.
«Dank umfassender und spezifischer Kenntnisse und Erfahrungen im Bildungsbereich fungieren die BSG-Berater nicht nur als Projektmanager – sie sind auch Fachspezialisten in operativen Themen im Bildungssektor.»
Die Vorgehensweise von BSG
Aufgrund der Erfahrung in ähnlich gelagerten Projekten wendet die BSG ihr bewährtes Phasenmodell an. In der Phase 1 «Initialisierung» werden der definitive Projektauftrag bzw. die Projektorganisation bestimmt, das Vorgehen inkl. Terminplan festgelegt sowie die Abstimmung und Involvierung unter den drei Organisationen geregelt. Die Phase 2 «Lagebeurteilung» resultiert in eine IT-Kostenanalyse, eine Reifegradbestimmung der drei IT-Organisationen sowie in einen kurzen Lagebericht. In Phase 3 «Geschäftsstrategie» erfolgt die Weiterentwicklung der Geschäftsstrategien, indem die zukünftigen Angebote und Stossrichtungen der drei Unternehmen definiert werden. In der Phase 4 «Lösungsvarianten» erfolgt die Entwicklung von maximal drei Lösungsvarianten für eine effektive und effizient aufgestellte, zukunftsfähige IT. Der in Phase 3 gewählte Lösungsansatz wird schliesslich in Phase 5 «IT-Strategieentwicklung» in einer neuen IT-Strategie konkretisiert.
Erfolge
Die von der BSG begleitete IT-Strategie wird vom Projektausschuss genehmigt und mündet in einen Folgeauftrag zur Umsetzung bzw. Etablierung einer gesamtheitlichen IT-Organisation, mit entsprechenden Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten sowie deren Einbettung in die neue Organisationsstruktur.
Dieser Umsetzungsauftrag umfasst drei Teilprojekte:
- Schaffung der notwendigen Rollen, Definition AKV1, Bestimmung Pensen der IT-Organisation
- Konzeption und Einführung Projektmanagementmethode (Gesamtkonzern)
- Konzeption und Einführung Prozessmanagementmethode (Gesamtkonzern).
Die BSG liefert alle notwendigen Lieferergebnisse zeitgerecht und in praxistauglicher Art ab und schliesst das Gesamtprojekt innerhalb des offerierten Budgets ab. Die drei auftraggebenden Organisationen arbeiten heute im kollaborativen Ansatz.
1 Technik zur Analyse und Darstellung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Person bzw. ihrer Rolle oder Stelle
Einführung des Sicherheitsfunknetzes Polycom
Kompetente BSG Projektleitung führt zu massiven Kosteneinsparungen und einem Projektabschluss «on time».
Die Zielsetzung
des Projekts war die erfolgreiche Einführung einer einheitlichen Technologie (Polycom), die ein flächendeckendes Funknetzwerk für alle Behörden und Organisationen der Rettung und öffentlichen Sicherheit in den Kantonen SG, AR und AI sowie der Stadt St.Gallen ermöglicht. Das Netzwerk ist ein eigenständiger Teil des nationalen Polycom Sicherheits-Funksystems und garantiert eine unabhängige, organisationsübergreifende Funkkommunikation in Grosslagen, im Katastrophenfall oder bei gemeinsamen Aktionen.
Herausforderungen
welche die BSG Berater zu bewältigen hatten, gab es folgende:
- Komplexe Strukturen der Projektorganisation und Stakeholdern
- Politische Prozesse und gesetzliche Rahmenbedingungen
- Technologiekenntnisse und System-Engineering (Schnittstellen-Engineering)
«Zusammen mit der BSG haben wir es geschafft, dank kompetenter und scharfsinniger Herangehensweise der Berater, das Sicherheitsfunknetzwerk in einem dynamischen und hoch komplexen Umfeld nachhaltig einzuführen – ein Meilenstein für die Kantonspolizei St.Gallen.»
Die Vorgehensweise von BSG
stützte sich auf die Projektmethode Hermes. Die Erarbeitung der Projektgrundlagen wird in Form eines Vorprojektes realisiert. Die Anliegen der beteiligten Anwender werden ebenso aufgenommen wie die gewünschten Kommunikationsverbindungen mit dem zugrunde liegenden Mengengerüst. Ergebnis dieser Vorprojekts ist ein Konzept zur Vorgehensweise und zur benötigten Infrastruktur.
Die BSG unterstützt die öffentliche Ausschreibung zur Bereitstellung der Basisinfrastruktur, vor allem auch in rechtlichen Belangen. Anschliessend werden die angeschlossenen Partnerorganisationen bei der Beschaffung der Endgeräte, bei Tests, Schulungen und bei der Freigabe bedeutet.
Erfolge
Das Projekt wird nicht nur innerhalb des geforderten Zeitrahmens und mit den geforderten Lieferergebnissen abgeschlossen, sondern auch das Budget zu Gunsten aller Beteiligten wird deutlich unterboten. Auch im späteren Betrieb, nach dem erfolgreichen Go-Life, bewährt sich das realisierte Funknetz im polizeilichen Alltag.
POLYCOM erfüllt seit der Inbetriebnahme die hohen Anforderungen, die an eine moderne und zuverlässige Mobilfunk-Kommunikationslösung für Schutz- und Rettung gestellt werden.
Einführung einheitlicher Schulverwaltungssoftware und Aufbauunterstützung für HF-Lehrgang unter der Dachmarke «XUND»
Die zielorientierte BSG-Projektleitung greift auf langjährige Erfahrungswerte und umfangreiches Know-how zurück und sorgt damit für erfolgreiche und pünktliche Projektabschlüsse.
Die Zielsetzung des Projektes
war die Evaluation und Einführung einer einheitlichen Schulverwaltungssoftware sowie die konzeptionelle und inhaltliche Projektunterstützung beim Aufbau eines neuen HF-Lehrgangs im Auftrag der Höheren Fachschule Gesundheit Zentralschweiz (HFGZ) und der Zentralschweizer Interessensgemeinschaft Gesundheitsberufe (ZIGG). «XUND» ist dabei die Dachmarke, unter der die HFGZ und die ZIGG seit August 2017 gemeinsam auftreten. XUND steht sowohl für ein schweizweit einzigartiges Bildungszentrum Gesundheit als auch für den Verband bzw. die Organisation der Arbeitswelt Gesundheit der Zentralschweiz. Getragen wird das Projekt von den regionalen Alters- und Pflegezentren, Spitälern und Spitex-Organisationen sowie deren Branchenverbänden.
Die Vorgehensweise von BSG
legt den Fokus auf eine optimale Anpassung der Software gemäss den Anforderungen der Plattform «XUND». Während einer Systemtestphase wurde die Software zudem gründlich getestet und optimiert.
Das erfahrene Projektleitungsteam der BSG stellte eine zielgerichtete Projektorganisation sicher und leitete das Projekt nach der Hermes-Methode. Dadurch konnte das Projekt innerhalb des geforderten Zeitrahmens und mit den geforderten Lieferergebnissen erfolgreich abgeschlossen werden.
«Die langjährige Erfahrung der BSG-Berater ermöglichte es uns, die neue Schulverwaltungslösung effizient und kostengünstig einzuführen. Mit den fundierten Kenntnissen der BSG im schulischen Umfeld konnte zudem der neue HF-Lehrgang zügig und ohne Schwierigkeiten aufgebaut und erfolgreich gestartet werden.»
Erfolge
Der Kunde erhielt von der BSG nicht nur konzeptionelle Unterstützung bei der Einführung einer neuen Administrationssoftware, sondern auch inhaltlichen Support beim Aufbau eines neuen, hochattraktiven HF-Lehrgangs. Vorteilhaft war, dass wir sowohl Know-how im Prozessbereich als auch Wissen zu pädagogischen Fragestellungen in Bildungsinstitutionen bieten konnten.
Referenzen
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fundierte Erfahrung in den unterschiedlichsten Branchen und Beratungsmandaten.
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Strategisches Management
- Axpo WZ-Systems AG, Lupfig
- Denkbar, St. Gallen
- Gemeinde Eichberg
- hint AG, Lenzburg
- Hügli Group, Steinach (CH, D, GB, AT, CZ)
- IG KOMSG
- Kanton Graubünden
- Kanton St. Gallen
- Kantonspolizei St. Gallen
- Schule Weinfelden
Informationsmanagement
- Bundesverwaltungsgericht St. Gallen
- Deutscher Olympischer SportBUND, Frankfurt (D)
- Gemeinde Davos
- Gemeinde Vaduz (FL)
- hint AG, Lenzburg
- Hügli Group, Steinach (CH, D, GB, AT, CZ)
- Kanton Aargau
- Kanton St. Gallen
- Kanton Thurgau
- Kanton Zug
- Kanton Zürich
- Kantonspolizei St. Gallen
- Kantonsspital Glarus
- KOMSG, St. Gallen
- Liechtensteinische Landesverwaltung
- Otto Fischer AG, Zürich
- Scaltel, Kempten (D)
- Schindler Elevator Ltd., Ebikon
- Sefar AG, Thal
- SRG / SSR, Zürich / Bern
- Stadt Kreuzlingen
- Stadt Wil
- SUVA Luzern
Organisations- und Prozessmanagement
- Amt für Berufsbildung, ABB, St. Gallen
- Bundesverwaltungsgericht, St. Gallen
- Gemeinde Davos
- Gemeinde Schaan (FL)
- Gemeinde Urnäsch
- Gemeinde Vaduz (FL)
- Kanton Aargau
- Kanton Appenzell Innerrhoden
- Kanton St. Gallen
- Kanton Zug
- Koelliker Büroautomation AG, Wallisellen
- Liechtensteinische Landesverwaltung
- Ministerium für Gesellschaft, Land Liechtenstein
- Würth ITensis AG, Chur
Projektmanagement
- Gebäudeversicherung St.Gallen
- Gemeinde Davos
- Kündig und Cie. AG, Rüti ZH
- Helsana Versicherungen AG, Zürich
- Kanton Appenzell A.Rh.
- Kanton Solothurn
- Kanton St.Gallen
- Kanton Thurgau
- Kanton Zürich
- Liechtensteinische Landesverwaltung
- Nidwalder Sachversicherung
- Pfleiderer AG, Neumarkt (D)
- SRG SSR, Zürich / Bern
- Stadtwerke Winterthur
Engineering und Technologiemanagement
- Kantonspolizei St. Gallen
- Liechtensteinische Landespolizei
- Axpo WZ-Systems AG, Lupfig